Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento y Compromiso

GRUPO INCORAVI SAS, sociedad comercial identificada con NIT 900207430-9, con domicilio principal en Autopista Sur 66-78 (Local B11, B17, C17), Bogotá D.C, correo electrónico nutripollo@incoravisas.com y teléfono 3202345367, en adelante "LA EMPRESA", en su calidad de Responsable del Tratamiento, se compromete a proteger la privacidad y seguridad de la información personal de sus clientes, proveedores, empleados y cualquier otro titular. Esta política refleja el compromiso de LA EMPRESA para dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos.

2. Definiciones Clave

Para una correcta interpretación de esta política, se adoptan las siguientes definiciones legales:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Datos personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. LA EMPRESA declara que no recolecta datos sensibles a través de sus formularios web estándar.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, como en este caso LA EMPRESA, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Marco Legal

Esta política se desarrolla en estricto cumplimiento del régimen de protección de datos personales en Colombia, principalmente:

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1377 de 2013 (reglamentario de la Ley 1581).
• Decreto 886 de 2014 (reglamentario del aspecto de bases de datos).
• Circulares e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

4. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos

LA EMPRESA aplicará los siguientes principios de manera armónica e integral en el tratamiento de datos personales:

• Principio de Legalidad: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
• Principio de Finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, la cual será informada al Titular.
• Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
• Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la ley. Los datos no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
• Principio de Seguridad: La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

5. Finalidad Detallada del Tratamiento de Datos

LA EMPRESA utilizará los datos personales recolectados para las siguientes finalidades primarias y secundarias:

• a. Gestión de Facturación: Emitir, validar, enviar por medios electrónicos o físicos, gestionar, y controlar la facturación electrónica y tradicional de los productos y/o servicios adquiridos. Esto incluye la generación de la representación gráfica de la factura y notas crédito o débito, así como la consulta del historial de transacciones.
• b. Cumplimiento de Obligaciones Legales: Cumplir con las obligaciones legales en materia fiscal, contable, tributaria (como reportes a la DIAN), y cualquier otra requerida por las autoridades administrativas o judiciales competentes en Colombia.
• c. Relación Contractual: Celebrar, ejecutar, y dar por terminado el contrato de compraventa de productos o prestación de servicios, lo que incluye la gestión de pedidos, la coordinación logística para la entrega de productos y la gestión de garantías.
• d. Contacto y Comunicación: Contactar al titular a través de diversos canales (correo electrónico, teléfono, SMS, WhatsApp) para confirmación de pedidos, notificaciones sobre el estado de la entrega, gestión de cobro y cartera, y para atender de manera efectiva sus peticiones, quejas o reclamos (PQR).
• e. Verificación y Seguridad: Validar la información suministrada para prevenir y mitigar riesgos de fraude, suplantación de identidad, lavado de activos y financiación del terrorismo.
• f. Fines Administrativos y Analíticos Internos: Realizar análisis estadísticos de ventas, estudios de mercado, evaluación de la calidad del servicio, análisis de cartera, y para la gestión logística, de inventario y de planeación estratégica interna de la empresa.

6. Datos Personales Recolectados y Naturaleza

LA EMPRESA, en desarrollo de su objeto social, podrá recolectar, entre otros, los siguientes datos personales, clasificados como no sensibles:

• Datos de Identificación: Nombre completo o razón social, tipo y número de documento de identificación (Cédula de Ciudadanía, NIT, etc.), nombre comercial.
• Datos de Ubicación: Dirección física de domicilio y/o de facturación, ciudad, departamento, código postal.
• Datos de Contacto: Correo electrónico principal y alternativos, número de teléfono fijo y/o celular.
• Datos Tributarios y Financieros: Responsabilidades fiscales (información del RUT), información para procesar pagos (aunque LA EMPRESA no almacena datos de tarjetas de crédito, los cuales son gestionados por pasarelas de pago certificadas).

LA EMPRESA no recolecta datos sensibles a través de sus formularios web públicos. Si por alguna circunstancia excepcional se requiriera tratar un dato sensible, se solicitará una autorización explícita y separada para tal fin.

7. Derechos del Titular de los Datos

Como titular de sus datos personales, usted tiene los siguientes derechos, los cuales puede ejercer en cualquier momento:

• a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA EMPRESA. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• c. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento LA EMPRESA ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. La revocatoria no procederá mientras el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

8. Procedimiento Detallado para Ejercer sus Derechos

Para el ejercicio de sus derechos de Habeas Data, el titular o sus causahabientes podrán utilizar los siguientes canales de atención:

• Correo Electrónico: nutripollo@incoravisas.com
• Dirección Física para correspondencia: Autopista Sur 66-78 (Local B11, B17, C17), Bogotá D.C

A. Consultas:

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en nuestras bases de datos. LA EMPRESA deberá atender la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

B. Reclamos:

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LA EMPRESA con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Medidas de Seguridad de la Información

LA EMPRESA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información personal de los Titulares e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a su personal autorizado. Se utilizan tecnologías de seguridad como firewalls y procedimientos de control de acceso para proteger la información.

10. Vigencia de la Política y de las Bases de Datos

La presente política rige a partir del 6 de junio de 2025 y deja sin efectos las reglamentaciones o políticas anteriores. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Los datos se conservarán mientras se mantenga una relación contractual o legal con el Titular, y posteriormente por el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales, especialmente en materia contable y fiscal, que exigen conservar información por un periodo de hasta diez (10) años, o el que la ley estipule. Una vez cumplidas dichas finalidades y plazos legales, los datos serán suprimidos de forma segura.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento será comunicado de forma oportuna a los Titulares a través de los medios habituales de contacto.